KOMUNIKAT ZARZĄDU
W sprawie działań naprawczych, cyfryzacji oraz zasad komunikacji
Szanowni Działkowcy,
Zarząd ROD pragnie przedstawić Państwu kluczowe informacje dotyczące bieżącej działalności oraz planowanych zmian, które mają na celu usprawnienie funkcjonowania naszego Ogrodu.
1. Działania naprawcze i rozwój
Obecny Zarząd nieustannie nadrabia wieloletnie zaległości (sięgające 15–25 lat) w niemal każdym aspekcie działalności administracyjnej, organizacyjnej i technicznej. Nie jest to proces prosty ani krótkotrwały, jednak skala realizowanych obecnie inwestycji oraz działań naprawczych jest znacząca w porównaniu do lat ubiegłych. Nasze działania są w pełni dostosowane do realiów współpracy z Działkowcami i mają na celu podniesienie standardu naszego Stowarzyszenia.
2. Wdrożenie systemu informatycznego
Z początkiem roku rozpoczęliśmy wdrażanie systemu informatycznego do zarządzania ewidencją i finansami. W związku z przenoszeniem ogromnej ilości danych, część z nich wymaga dodatkowej weryfikacji, dlatego prosimy Państwa o cierpliwość i wyrozumiałość w tym okresie przejściowym – podczas tego procesu mogą zdarzyć się pewne błędy i pomyłki, które są przez Zarząd traktowane poważnie i natychmiastowo wyjaśniane. Chcemy podkreślić, że cyfryzacja ma na celu usprawnienie pracy, a nie wykluczenie kogokolwiek.
Docelowo system zapewni:
- Przejrzystość: Gwarancję sprawiedliwego naliczania opłat i odsetek na podstawie danych ewidencyjnych.
- Kontrolę i stabilność: Weryfikację bieżącego obrotu finansowego ROD. Sprawne dochodzenie należności, a tym samym zwiększenie płynności finansowej.
- Podstawy prawne: Wystawianie oficjalnych dokumentów (noty obciążeniowe, rozliczenia), które stanowią jasną podstawę do wpłat itp.
- Dodatkowe kanały komunikacji: Wysyłkę dokumentów finansowych, komunikatów i zawiadomień bezpośrednio na adresy email podane w ewidencji. Co stanowi równoważną z przesyłkami pocztowymi, oficjalną formą komunikacji. Docelowo także wysyłka krótkich informacji SMS.
- Brak wykluczenia: Szanujemy przyzwyczajenia wszystkich działkowców. Tradycyjne formy komunikacji zostają zachowane. Wszystkie istotne komunikaty będą – tak jak dotychczas – wywieszane w gablotach informacyjnych. Nikt, kto nie korzysta z komputera czy smartfona, nie zostanie pozbawiony dostępu do najważniejszych informacji.
3. Egzekucja zaległości
Zarząd systematycznie dochodzi należności zgodnie z prawem i Statutem PZD. Informujemy, że w przypadku zaległości przekraczających 6msc, uruchamiana jest procedura wypowiedzenia umowy dzierżawy działkowej. Doświadczenie pokazuje, że samo rozpoczęcie tej procedury często skutkuje uregulowaniem zobowiązań.
4. Kultura komunikacji
Przypominamy, że oficjalnymi kanałami informacji są: gabloty i strona internetowa to tam pojawiają się najważniejsze informacje dotyczące wszystkich Działkowców i ROD.
Grupa w aplikacji Whatsapp jest kanałem pomocniczym, choć jest najczęściej najszybszą formą komunikacji.
- Odnotowujemy dużą liczbę wiadomości na prywatne numery członków Zarządu. Prosimy o zrozumienie, że nie służą one do załatwiania spraw formalnych ani do przesyłania prywatnych opinii i zarzutów dot. pracy Zarządu.
- Chętnie służymy pomocą, jednak prosimy o zachowanie oficjalnych dróg komunikacji.
- Wiadomości kierowane na numery prywatne zawierające bezpodstawne zarzuty lub nieprawdziwe tezy – przypominające wypowiedzi i komentarze na forum dyskusyjnym – będą pozostawiane bez odpowiedzi. Niestety nie dysponujemy środkami czasowymi pozwalającymi na prowadzenie dyskusji, które często nie przynoszą wymiernych efektów.
Oczywiście w sytuacjach gdy potrzebują Państwo pomocy, wyjaśnienia lub weryfikacji niektórych spraw staramy się odpowiadać przy pomocy każdego z kanałów komunikacji, oczywiście w miarę możliwości – także czasowych.
5. Nadzór nad pracą Zarządu
Nasza praca jest transparentna i podlega stałej kontroli organów statutowych: Komisji Rewizyjnej ROD, Okręgowego Zarządu PZD w Poznaniu oraz Okręgowej Komisji Rewizyjnej w Poznaniu. Finansowo rozlicza nas i kontroluje Ośrodek Finansowo-Księgowy Przy Okręgowym Zarządzie PZD w Poznaniu. Współpracujemy z tymi organami, aby każda decyzja Zarządu miała pełne oparcie w przepisach.
6. Nadchodzące zmiany
W najbliższym czasie ze względu na wdrożenie nowego systemu będziemy przekazywać informację dot. zasad naliczania opłat, rozliczania wpłat, terminów płatności itp.
Większość zasad już obowiązuje natomiast będzie mocniej uwidoczniona i kontrolowana co może generować pytania, które chcemy uprzedzić.
Zachęcać będziemy także do aktualizowania danych osobowych oraz kontaktowych.
Więcej informacji przekażemy wkrótce.
Z poważaniem,
Zarząd ROD „Minikowo”